Visievorming in de techniek

Diverse techniek ondersteunt organisaties in het bereiken van ambities en doelstellingen. Een duidelijke visie op de inzet en verwachtingen van deze techniek helpt daarbij. Hoe kom je tot zo’n visie? En als die er is, wat ga je dan doen? Al jarenlang helpt advies- en ingenieursbureau Witteveen+Bos beheer-organisaties bij het opstellen van visies en plannen en het implementeren van veranderingen. Een voorbeeld.

Een waterschap heeft ons gevraagd te helpen in het opstellen van een visie procesautomatisering. Deze procesautomatisering (PA) verzorgt de besturing en bediening van waterinstallaties en waterprocessen. PA wordt ingezet voor drie kerntaken: waterketen, watersysteem en waterkeringen. In het blauwe kader zijn deze kerntaken en installaties nader benoemd.

1.1          Huidige situatie

De bestaande PA van waterketen, watersysteem en waterkeringen draait naar voldoende tevredenheid van de gebruikers. Wel zijn er knelpunten die aandacht vragen:

-      PA-systeem:

·       gedeeltelijk verouderde techniek; 

·       meerdere fabricaten door elkaar; 

·       per fabricaat geen uniform PA-systeem; 

·       beperkingen in de mobiele apparatuur;

-      PA-organisatie:

·       operationele kwetsbaarheid;

·       gebrekkige samenhang in de tactisch georiënteerde werkprocessen;

·       onduidelijke projectwerkwijze;

·       eigenaarschap onduidelijk.

De drie primaire waterprocessen zijn divers en de PA van elk van deze waterprocessen kent een eigen historische groei en ontwikkeling, ook vanuit het gebruikersperspectief. De PA-organisatie is organisch gegroeid, sterk operationeel en er zijn onduidelijkheden in rollen en verwachtingen. Er is geen lange termijn visie of plan voor vervanging, beheer en ontwikkeling van het PA-systeem.

1.2          Ambities 2030

Tijdens dit project zijn de volgende ambities geformuleerd:

- in 2030 stuurt het waterschap zijn primaire waterprocessen (procesvoering op waterketen, watersysteem, waterkering) op basis van integrale samenwerking en integrale afwegingen;

-      in 2030 heeft het PA-systeem een volautomatische basis en hoge informatiekwaliteit, voldoet het volledig aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en is het flexibel aanpasbaar en inherent beheersbaar;

-      in 2030 biedt de PA-organisatie een hoge dienstenkwaliteit en is in staat om op geborgde wijze beheer en projecten uit te (laten) voeren, tijdig anticiperend en sturend op ontwikkelingen.

1.3          Gewenste verandering

De toekomstige procesvoering vraagt om een verhoogde beheersing en controle van procesautomatisering. Waarom is dit noodzakelijk?:

-      om PA in te kunnen zetten als strategisch bedrijfsmiddel in toekomstige procesvoering en andere bedrijfsprocessen;

-      om invulling te kunnen geven aan toekomstige hogere automatiseringsniveaus;

-      om onverwachte knelpunten en piekinvesteringen in PA te voorkomen;

-      om te voldoen aan de BIO.

Een verhoogde beheersing van PA wordt bereikt door kernkeuzes in zowel het PA-systeem als de PA-organisatie:

-      PA-systeem: vergaande standaardisatie in structuur, functionaliteit en techniek;

-      PA organisatie: samenhangend PA-team en vergaande standaardisatie in werkprocessen.

Uit de invulling hiervan volgt de gewenste situatie. 

1.4          Business case

In een business case PA zijn de huidige en gewenste situatie vergeleken. De conclusies uit deze business case zijn als volgt:

-      de verbetering van PA levert kwaliteitsverbetering van PA (structuur en beheerbaarheid) op en een sterke vermindering van de kwetsbaarheid van PA (inclusief cyber security);

-      de verbetering van PA zorgt er voor dat procesvoering niet belemmerd, maar juist gefaciliteerd wordt in de verdere ontwikkeling, in het sturen op uiteenlopende doelen (toenemende complexiteit) en in proactief en situatieafhankelijk stuurafwegingen maken (belang omgeving) met samenwerkingspartners (belang samenwerking). Dit maakt nadere opbrengsten in de toekomstige procesvoering mogelijk;

-      de verbetering van PA leidt tot hogere PA levenscycluskosten die mogelijk kunnen worden beperkt door doordachte externe samenwerkingskeuzes.

1.5          Implementatie

De implementatie voor het PA-systeem en de PA-organisatie is opgedeeld in korte en lange termijn.

Voor Fase 1 is een samenhangend overzicht gemaakt van alle projecten en activiteiten en deze zijn alle beschreven. Vertrekpunt hierbij zijn de te behalen ambities voor het PA-systeem en de PA-organisatie en de kernkeuzes. De activiteiten zijn in stappen van drie maanden gepland. Na afronding van elk blok vindt besluitvorming, bijsturing en evaluatie plaats.

De organisatie voor de implementatie sluit nauw aan op de reguliere PA-organisatie. Projecten en activiteiten worden in de lijn georganiseerd. Vanuit het implementatie team wordt de samenhang van de projecten en activiteiten bewaakt en bijgestuurd. De stuurgroep zorgt voor overkoepelende besturing en besluitvorming.

1.6          Visievorming in de techniek

Wil je weten hoe we dit aanpakken? Wil je ook een poging wagen? Of denk je dat het anders kan? Binnenkort organiseren we op de universiteit een actieve bijeenkomst waarin jij in de rol van adviseur mag kruipen. Durf je? Houd de agenda in de gaten!

Ben je geïnteresseerd geraakt om met Witteveen+Bos kennis te maken? Neem contact met ons op via dante.londema@witteveenbos.com, +31 6 42 22 76 50 of bekijk de vacatures op onze website.